Volg de zaken snel op. Een klant betaalt altijd eerst wie het eerst om zijn geld vraagt. Stuur nooit meer dan twee schriftelijke aanmaning, anders verstrengt uw boodschap niet genoeg bij iedere stap.

Wij kunnen u de opvolging van uw wanbetalers garanderen.

Schrijf zelf geen lange brieven naar de schuldenaar vol verwijten en klachten hoe erg het wel is niet betaald te worden.

Geef uw schuldvorderingen tijdig uit aan het gerechtsdeurwaarderskantoor, die de situatie nuchter, afstandelijk en zakelijk bekijkt.

Hoe ouder een schuldvordering, hoe moeilijker ze geïnd kan worden. Het heeft geen zin zelf gedurende jaren om de drie of zes maanden een rappel te sturen. Zo wekt u bij de schuldenaar de indruk de zaak op de lange haan te schuiven en niet erg begaan te zijn met een vlotte betaling.

Het is raadzaam dat er in uw algemene factuurvoorwaarden een formulering wordt vermeld waarbij gezegd wordt dat de invorderingskosten bij niet-betaling van de factuur en eventuele schadevergoeding/strafbeding verschuldigd zijn, zodat de financiële implicatie van deze wetswijziging tot een minimum beperkt blijft.

Een strafbeding is een bepaling waarbij een persoon zich voor het geval van niet-uitvoering van de overeenkomst verbindt tot de betaling van een forfaitaire vergoeding van de schade die kan worden geleden bij de niet-uitvoering van de overeenkomsten. (art. 1226 B.W.)
Bijvoorbeeld :

Facturen zijn betaalbaar op de vermelde vervaldag aan 'de leverancier', zoals opgegeven op de factuur. Indien de factuur op de vervaldag niet is betaald, dan is van rechtswege en zonder enige ingebrekestelling een conventionele moratoire intrest verschuldigd aan de intrestvoet bepaald in artikel 5 van de Wet van 02/08/2002 ter Bestrijding van de Betalingsachterstand. Elke laattijdige betaling door de klant geeft 'de leverancier' tevens het recht om een forfaitaire schadevergoeding aan te rekenen van 10% van de factuurbedragen, dit ter dekking van de administratieve kosten van 'de leverancier'.
Alle kosten verbonden aan het invorderen van de achterstallige factuurbedragen via minnelijke en gerechtelijke weg, inclusief de gerechtsdeurwaarder- en advocaatkosten, worden doorgerekend aan de klant.

Het is raadzaam een afbetalingsplan te aanvaarden. Invorderen is dikwijls dansen op een slappe koord. Laat u nooit leiden door wraakgevoelens om de debiteur een lesje te leren. Bekijk de situatie pragmatisch en overleg steeds met de gerechtsdeurwaarder. Indien de schuldenaar er een spelletje van maakt, heeft de gerechtsdeurwaarder dit vlug door en zal gepast handelen.

Verhoog de kans op invordering, noteer de juiste identiteit van uw schuldenaar

Veel bedrijven springen slordig om met de gegevens over hun contractanten. Ga altijd na of u te maken heeft met een natuurlijk persoon, een rechtspersoon (b.v. een B.VB.A., NV, V.Z.W) of een feitelijke vereniging. Vraag minstens een B.T.W-nummer, KBO-nummer of geboortedatum. Indien dit laatste commercieel gevoelig ligt, zeg dan bijvoorbeeld dat de geboortedatum dient als klantnummer, om vergissingen van klanten met dezelfde naam te vermijden.

Noteer op de bestelbon of factuur nooit 'Firma x'. Een 'firma' stelt juridisch niets voor en ze kan niet in rechte aangesproken worden. Vraag altijd of die zogenaamde firma een eenmanszaak is af een vennootschap. Noteer de volledige naam én de rechtsvorm. Vraag altijd het KBO­nummer. Noteer de naam van degene die de bestelling plaatst en van degene die tekent voor ontvangst van de goederen.

Al werd er een arsenaal Wetten gecreëerd om een debiteur tot betaling te dwingen, toch betekent dit niet dat u automatisch uw geld krijgt. Sinds het begin van de jaren negentig is het aantal wetten ter bescherming van debiteuren sterk toegenomen: de wet op het consumentenkrediet, sterke uitbreiding van de onbeslagbare roerende goederen en inkomsten, invoering van de minnelijke onderhandse verkoop, hervorming van het gerechtelijk akkoord en de faillissementswetgeving, invoering van een collectieve schuldenregeling voor natuurlijke personen en hervorming van de uitdrijvingsprocedure.

Ook wanneer u meent dat u te maken heeft met een solvabele klant, kan u toch nog van een kale reis terugkomen: de prachtige villa is gehuurd, op het machinepark rust eigendomsvoorbehoud, de luxewagen is geleast, de handelszaak is in pand gegeven aan de bank en de mooie meubelen blijken naderhand eigendom te zijn van derden. Debiteuren verhuizen vaak en kunnen een tijdje onvindbaar blijven. Dit bemoeilijkt de gedwongen uitvoering. Soms maakt een schuldenaar zich met opzet onvermogend of vervreemdt hij de beslagen goederen. Daartegen zijn er wel strafsancties voorzien en ook burgerlijke maatregelen. Indien u het risico van onbetaalde facturen niet wil lopen, kunt u beter ‘neen' zeggen in twijfelachtige situtaties. Deze zijn niet altijd gemakkelijk te herkennen en schijn kan bedriegen. Vooral met nieuwe klanten of eenmalige bestellingen voor aanzienlijke bedragen is het opletten geblazen. Overweeg het invoeren in uw bedrijf van leveringskredietlimieten.

Steeds meer treden andere instanties op daar waar schuldinvordering moet gebeuren. Meer in het bijzonder zijn het vooral de incassobureaus die de laatste tijd van zich laten horen. Sedert 1 juli 2003 moeten de incassobureaus die optreden lastens schuldenaars met de hoedanigheid van consument, bepaalde burgerlijke en administratieve verplichtingen vervullen zoals bepaald in de wet van 20 december 2002 (B.S. van 29 januari 2003).

Wanneer hun pogingen tot minnelijke invordering evenwel zonder resultaat blijven, hebben zij ook niet de bevoegdheid om een procedure in te leiden. Die bevoegdheid heeft de gerechtsdeurwaarder wel.

Aangezien de gerechtsdeurwaarder een officiële tarifering gebruikt, zijn er in deze dan ook geen verrassingen.